Guide Utilisateur — ALEX (MyAgentIA)

Statut : guide d'utilisation à destination des utilisateurs finaux de l'application ALEX (prospection commerciale automatisée par IA). Il couvre la prise en main, l'ensemble des fonctionnalités, ainsi que les points d'attention à connaître pour une utilisation optimale. Portée : ce document décrit l'usage de l'application telle qu'elle fonctionne réellement en production.

Sommaire

1. Bienvenue sur ALEX
2. Créer un compte et se connecter
3. Le tableau de bord
4. Informations Entreprise (à faire en premier)
5. Requêtes — trouver des prospects
6. Prospects — qualifier et contacter
7. Comptes — vos entreprises ciblées (ABM)
8. Query Strategist — la stratégie proposée par ALEX
9. Configuration email — envoyer depuis votre propre adresse
10. Abonnement et plans
11. Votre profil
12. Bonnes pratiques et points d'attention
13. Questions fréquentes

1. Bienvenue sur ALEX

ALEX est votre agent de prospection commerciale assisté par IA. Il vous aide à :

• Trouver des prospects (particuliers ou entreprises) correspondant à vos critères, sur plusieurs sources (LinkedIn, Instagram, Facebook, Google) ;
• Qualifier ces prospects grâce à un score et un rapport IA ;
• Rédiger des emails et messages LinkedIn personnalisés, avec envoi d'email possible directement depuis l'application ;
• Suivre vos échanges (ouvertures, réponses, relances) ;
• Piloter vos comptes stratégiques en mode ABM (Account-Based Marketing).

À aucun moment ALEX n'envoie de message à votre place sans action volontaire de votre part : la génération de contenu par l'IA et l'envoi sont deux étapes distinctes, et l'envoi requiert toujours un clic explicite de votre part (voir §12).

2. Créer un compte et se connecter

Inscription

Depuis la page d'accueil, cliquez sur Créer un compte (ou sur le bouton d'inscription associé au plan de votre choix), puis renseignez :

• Nom complet
• Email
• Mot de passe : 8 caractères minimum, avec au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre.

Point d'attention : il n'y a pas d'étape de confirmation par email. Votre compte est actif immédiatement après validation du formulaire, vous êtes connecté automatiquement.

Si vous vous inscrivez sur un plan payant (Light ou Premium), vous êtes redirigé vers la page de paiement sécurisée Stripe juste après la création du compte. Si vous annulez le paiement, vous pouvez réessayer à tout moment depuis la page Abonnement.

Connexion

Sur la page de connexion, saisissez votre email et votre mot de passe. En cas d'oubli de mot de passe, contactez le support (voir §13) : il n'existe pas aujourd'hui de procédure de réinitialisation en libre-service.

3. Le tableau de bord

C'est votre écran d'accueil après connexion. Il centralise vos indicateurs clés :

• Total Prospects, Requêtes actives, Nouveaux (24h), Temps économisé (estimation basée sur ~10 minutes de recherche manuelle évitées par prospect trouvé).

À partir du plan Light, s'ajoutent :

• Un pipeline de conversion (Requêtes → Leads trouvés → Emails envoyés → Relances) ;
• Un graphique Prospects par jour (7 derniers jours) ;
• Une répartition des scores IA (Or / Argent / Bronze) ;
• Une carte des prospects B2B/B2C par ville ;
• Une jauge de consommation du jour (requêtes utilisées / quota du jour) ;
• Des indicateurs clés : projection mensuelle, score moyen.

Le plan Premium ajoute en plus : taux d'enrichissement, taux d'ouverture, taux de réponse, nombre d'emails envoyés, taux de réussite et taux d'ouverture des relances.

Astuce : la jauge de consommation du jour et le pipeline de conversion sont les deux indicateurs les plus utiles au quotidien pour savoir si vous devez lancer de nouvelles requêtes ou concentrer vos efforts sur le contact (premier envoi d'email ou relance).

4. Informations Entreprise (à faire en premier)

Avant toute chose, renseignez la page Entreprise : nom, description de votre activité, services proposés. Ces informations sont la base sur laquelle ALEX s'appuie pour comprendre votre activité, et elles influencent l'ensemble de son analyse : qualification et scoring des prospects, rapports générés, emails rédigés, et propositions du Query Strategist (voir §8).

Point d'attention : plus votre description est précise et concrète, plus l'ensemble des analyses et contenus générés par l'IA (scores, rapports, emails, stratégies) seront pertinents. Une description vague donnera des résultats génériques.

5. Requêtes — trouver des prospects

Une requête est une recherche de prospection que vous définissez, sauvegardez, puis lancez quand vous le souhaitez. La créer ne déclenche pas la recherche : il faut ensuite cliquer sur Lancer.

Créer une requête

Cliquez sur Ajouter une requête et renseignez :

Lancer et suivre une requête

Le bouton ▶️ Lancer démarre la recherche. Le statut évolue en temps réel sans avoir à recharger la page :

Point d'attention (résultats épuisés) : une même requête peut être relancée plusieurs fois pour obtenir de nouveaux prospects, mais une source finit par ne plus renvoyer de nouveaux résultats pour un couple requête/ville donné. Le message « Plus aucun résultat disponible pour cette requête » signifie qu'il faut changer de mots-clés ou de ville, pas relancer indéfiniment la même requête.

Les résultats d'une requête terminée n'apparaissent pas sur cette page : rendez-vous dans Prospects.

Limites selon votre plan

Un bandeau en haut de page indique votre quota restant. Sur le plan Gratuit, c'est un quota total (à vie) ; sur Light et Premium, un quota par jour. Une fois le quota atteint, un lien vous invite à passer à un plan supérieur.

6. Prospects — qualifier et contacter

C'est ici que vivent tous les contacts trouvés par vos requêtes.

Filtrer et rechercher

Recherche libre par texte, filtre par Statut, filtre par Score (tranches 0-3 / 4-5 / 6-7 / 8-10). Cliquez sur Filtrer pour appliquer, Tout effacer pour réinitialiser.

Statuts d'un prospect

Vous pouvez à tout moment changer le statut manuellement depuis la fiche détail d'un prospect, ce qui est utile pour refléter un échange qui a eu lieu hors de l'application (téléphone, salon, etc.).

Le score IA

Chaque prospect reçoit un score de 0 à 10 :

Le score est calculable et modifiable manuellement, mais cliquer sur Régénérer le rapport IA écrase le score et le rapport existants, y compris vos modifications manuelles. Une confirmation vous est demandée avant toute régénération.

Enrichir un prospect

Le bouton Enrichir (icône éclair) complète les informations manquantes (email, téléphone, LinkedIn, site web) lorsque c'est possible. Si aucune donnée n'est trouvée, le prospect reste tel quel : ce n'est pas un échec, la donnée est simplement introuvable publiquement.

Générer et envoyer un email ou un message LinkedIn

1. Générer un email : l'IA rédige un objet et un corps de message personnalisés à partir du profil et du rapport du prospect. Un message LinkedIn est généré séparément dans le même écran (onglet dédié).
2. Vous pouvez modifier librement le texte généré avant envoi.
3. Envoyer l'email : déclenche l'envoi réel, disponible uniquement sur clic explicite de votre part et si une adresse email du prospect est renseignée.
4. Message LinkedIn : il n'y a pas d'envoi automatisé vers LinkedIn. Le bouton Copier le message place le texte dans votre presse-papiers ; vous le collez et l'envoyez vous-même directement sur LinkedIn.

Prospects B2C : avant de générer un email ou un message pour un prospect issu d'une requête B2C, une fenêtre vous demande de certifier disposer du consentement préalable de cette personne à être sollicitée, et de préciser comment ce consentement a été recueilli. Cette déclaration n'est demandée qu'une fois par prospect. Elle est requise par la réglementation applicable à la prospection auprès de particuliers (art. L34-5 du Code des postes et des communications électroniques) — voir la Charte d'utilisation acceptable, art. 3. Par ailleurs, tout email envoyé directement par ALEX comporte désormais systématiquement une mention permettant au destinataire de se désinscrire (réponse « STOP »).

Relances

Même logique en deux temps : Générer la relance puis Envoyer la relance, disponibles dès que le prospect a une adresse email renseignée. Ces deux actions sont indépendantes de l'email initial : vous pouvez générer et envoyer une relance à tout moment, que le premier email ait déjà été envoyé ou non : l'application ne vous impose pas de suivre l'ordre logique habituel (email initial puis relance). Le statut « A relancer » indique qu'une relance est suggérée, pas qu'elle a été ou sera envoyée automatiquement : c'est toujours vous qui décidez et cliquez.

Suivi des emails

Dans la fiche détail, une ligne indique la date d'ajout du prospect et la date du premier contact (envoi de l'email initial), alimentée automatiquement par le suivi technique des emails envoyés. Si vous renvoyez un email initial (pas une relance) à ce prospect, cette date de premier contact est remise à jour avec la date du nouvel envoi.

Ce suivi met aussi à jour automatiquement le statut du prospect : le statut passe à « Mail Lu » quand l'email initial est ouvert, et à « Relance Lu » quand la relance l'est. Le statut « A relancer » apparaît automatiquement 5 jours après le contact initial (ou après l'ouverture de l'email s'il a été lu) si aucune relance n'a été envoyée et si le prospect n'a pas répondu. De la même façon, si une relance a été envoyée ou lue mais reste sans réponse après 5 jours, le statut passe automatiquement à « Ne pas relancer ». Ces changements automatiques restent des indications : vous pouvez toujours ajuster le statut manuellement pour refléter la réalité de votre échange.

Import / Export (plan Premium)

• Exporter : au choix, la sélection, les résultats filtrés, ou tous les prospects, au format CSV ou Excel.
• Importer : ajoutez vos propres prospects existants dans l'application.

Suppression

La suppression d'un prospect (ou de la sélection, ou de tous les prospects) est irréversible et vous demande toujours une confirmation.

Ce que vous voyez selon votre plan

Point d'attention : sur le plan Gratuit, les coordonnées des prospects au-delà des 3 premiers d'une requête sont volontairement masquées (email, téléphone, LinkedIn, site). Ce n'est pas une absence de donnée : c'est un aperçu limité, débloqué en passant au plan Light.

Point d'attention (ce qui reste possible sur un prospect masqué) : vous pouvez toujours consulter et modifier manuellement sa note et son rapport IA, ainsi que changer son statut. En revanche, Enrichir, Générer/Régénérer le rapport IA et la modification manuelle des coordonnées de contact (email, téléphone, LinkedIn, site) sont indisponibles tant que le prospect reste masqué.

7. Comptes — vos entreprises ciblées (ABM)

(Disponible à partir du plan Light.)

Un Compte regroupe, au niveau de l'entreprise, tous les prospects (contacts individuels) qui y travaillent : c'est la vue « Account-Based Marketing », complémentaire à la vue par contact de la page Prospects. Les comptes apparaissent automatiquement dès que vos requêtes trouvent des prospects rattachés à une entreprise : il n'y a rien à créer manuellement.

Ce que vous y trouvez

• Un statut de pipeline modifiable manuellement : Froid / Tiède / Chaud / Client / Perdu ;
• Un score de compte (0-10) ;
• Des informations légales (SIRET, SIREN, code NAF, forme juridique, effectif...) une fois le compte enrichi : si l'entreprise n'a pas de correspondance dans les registres publics, cela est indiqué clairement plutôt que laissé vide ;
• La liste des contacts rattachés, avec accès direct à leur fiche prospect.

Actions disponibles

Enrichir (récupère les informations légales disponibles), Changer le statut, Supprimer un compte (ou tous les comptes, action groupée avec confirmation, irréversible).

Astuce : utilisez le statut de pipeline (Froid → Chaud → Client) pour prioriser vos efforts de prospection sur les comptes à fort potentiel plutôt que de traiter tous les contacts de la même façon.

8. Query Strategist — la stratégie proposée par ALEX

(Disponible à partir du plan Light.)

Plutôt que de deviner vous-même les bons mots-clés et la bonne zone géographique, décrivez votre objectif et laissez ALEX vous proposer des requêtes prêtes à lancer.

Prérequis : avoir renseigné la page Entreprise (voir §4). Sans cela, l'écran vous redirige vers cette configuration.

Générer une stratégie

Renseignez : cible (B2B / B2C / Les deux), secteur visé (optionnel), zone géographique, objectif, et détails supplémentaires si besoin. ALEX propose alors plusieurs suggestions, chacune avec :

• Un nom et une description de la stratégie ;
• La requête et la ville concrètement proposées, avec les deux sources à utiliser ;
• Un score de pertinence (/10) ;
• Un conseil pratique associé.

Appliquer une suggestion

Le bouton Appliquer cette stratégie vous emmène sur la page Requêtes avec le formulaire pré-rempli. Vous devez ensuite valider la création puis lancer la requête vous-même : rien n'est créé ni lancé automatiquement à votre place.

Un onglet Historique conserve vos générations passées, consultables et ré-applicables à tout moment.

Point d'attention : le nombre de générations de stratégies est limité par mois selon votre plan (Light : 10/mois, Premium : 20/mois). Votre consommation du mois est visible sur la page Abonnement.

9. Configuration email — envoyer depuis votre propre adresse

(Disponible uniquement en plan Premium.)

Pour envoyer des emails et détecter les ouvertures, vous devez connecter votre propre boîte email.

Champs à renseigner

Nom d'affichage, adresse email, mot de passe, serveur et port SMTP (envoi, par défaut 587), serveur et port IMAP (réception/suivi, par défaut 993).

Quelles boîtes email sont compatibles ?

• Gmail : compatible, à condition d'activer la validation en 2 étapes sur votre compte Google puis de générer un mot de passe d'application dédié dans les paramètres de sécurité : c'est ce mot de passe (et non votre mot de passe Google habituel) qu'il faut saisir ici. Serveurs : smtp.gmail.com (port 465 ou 587) et imap.gmail.com (port 993).
• Yahoo Mail : compatible selon le même principe, avec un mot de passe d'application généré depuis la page de sécurité de votre compte Yahoo. Serveurs : smtp.mail.yahoo.com (port 465 ou 587) et imap.mail.yahoo.com (port 993).
• Outlook / Office 365 : non compatible actuellement. Microsoft a supprimé la possibilité de se connecter en SMTP avec un simple mot de passe (y compris un mot de passe d'application) sur ces comptes ; ce formulaire ne permet pas encore la méthode de connexion désormais exigée par Microsoft.
• Serveur SMTP/IMAP de votre entreprise : compatible sans restriction particulière, tant que votre hébergeur ou votre service informatique vous fournit les adresses de serveur, les ports et des identifiants valides.

Point d'attention : en cas de doute sur les paramètres SMTP/IMAP à renseigner pour votre fournisseur (s'il n'est pas listé ci-dessus), rapprochez-vous de votre fournisseur email ou de votre service informatique, ces informations sont propres à chaque hébergeur.

Vos identifiants sont transmis de façon sécurisée et ne sont jamais stockés côté navigateur. Vous pouvez modifier ou supprimer cette configuration à tout moment (la suppression est confirmée avant application).

Point d'attention : la configuration email est nécessaire uniquement pour envoyer un email ou une relance, pas pour les générer. Sans configuration email valide, cliquer sur Envoyer renvoie un message d'erreur vous invitant à configurer votre boîte email.

10. Abonnement et plans

Comparatif des plans

Point d'attention : les 5000/mois du plan Premium forment un compteur unique et partagé : chaque génération d'email, de message LinkedIn ou de relance vient décrémenter le même total, il n'y a pas de quota séparé pour chacun.

La page Abonnement affiche votre plan actuel, votre consommation du mois (Query Strategist, emails) avec des barres qui passent au rouge à l'approche de la limite (réinitialisation le 1er de chaque mois), et un comparatif complet des trois plans.

Changer de plan

• Passer à un plan supérieur depuis le plan Gratuit ouvre une page de paiement sécurisée Stripe dans un nouvel onglet.
• Changer de plan, se désabonner, mettre à jour un moyen de paiement ou consulter vos factures se fait via Gérer mon abonnement, qui ouvre l'espace client sécurisé Stripe (portail de facturation). Ces opérations ne se font pas directement dans l'application.

Pour toute question sur la facturation, un lien de contact ([email protected]) est disponible en bas de page.

11. Votre profil

Depuis la page Profil, vous pouvez :

• Modifier votre nom et votre email ;
• Changer votre mot de passe (mot de passe actuel + nouveau mot de passe, avec confirmation) ;
• Supprimer votre compte : action définitive qui supprime toutes vos données (requêtes, prospects, entreprises ciblées, historique d'emails). Pour éviter toute suppression accidentelle, il faut taper le mot SUPPRIMER dans le champ de confirmation avant que le bouton ne devienne actif.

Point d'attention : la suppression de compte est irréversible. Si vous avez besoin d'un export de vos données avant de partir, pensez à exporter vos prospects (voir §6) au préalable : l'export de prospects est la seule fonction d'export de données disponible dans l'application.

Il n'existe pas aujourd'hui de fonction de réinitialisation de mot de passe en libre-service en cas d'oubli : contactez le support.

12. Bonnes pratiques et points d'attention

• Aucun envoi n'est automatique. Que ce soit pour un premier email, une relance, ou un message LinkedIn : ALEX génère le contenu, mais c'est toujours vous qui décidez d'envoyer en cliquant explicitement sur le bouton d'envoi correspondant. Il n'existe aucune programmation ni envoi en masse automatisé.
• LinkedIn se fait en copier-coller. Il n'y a pas d'intégration d'envoi automatisé vers LinkedIn : le message généré est à copier puis à envoyer vous-même depuis votre compte LinkedIn.
• Régénérer un rapport IA écrase l'existant. Si vous avez modifié manuellement un score ou un rapport, cliquer sur « Régénérer » les remplace définitivement. Une confirmation vous est toujours demandée avant.
• Un couple requête/ville a une limite de résultats. Si une requête n'apporte plus de nouveaux prospects, changez de mots-clés ou de zone géographique plutôt que de la relancer en boucle.
• Remplissez la page Entreprise dès le départ. La qualité de l'analyse IA (scores, rapports, emails générés, stratégies du Query Strategist) dépend directement de la précision de votre description d'activité.
• Le plan Gratuit masque une partie des contacts au-delà des 3 premiers par requête : ce n'est pas un bug, c'est un aperçu volontairement limité.
• La configuration email est un prérequis pour envoyer un email ou une relance (plan Premium), pas pour les générer : sans elle, l'envoi échoue avec un message d'erreur.
• Toutes les suppressions groupées (tous les prospects, tous les comptes, compte utilisateur) sont irréversibles et systématiquement confirmées avant application : lisez toujours le message de confirmation.

13. Questions fréquentes

J'ai oublié mon mot de passe, comment le réinitialiser ? Il n'y a pas de réinitialisation en libre-service pour l'instant. Contactez [email protected].

Pourquoi certains prospects n'ont pas d'email ou de téléphone ? Cette information n'est pas toujours disponible publiquement. Essayez le bouton Enrichir : s'il ne trouve rien, la donnée n'existe simplement pas dans les sources disponibles.

Puis-je annuler mon abonnement à tout moment ? Oui, via Abonnement → Gérer mon abonnement, qui ouvre le portail de facturation Stripe où vous pouvez résilier, changer de plan ou mettre à jour votre moyen de paiement.

Est-ce qu'ALEX envoie des emails à ma place sans que je le sache ? Non. Voir §12 : chaque envoi (email ou relance) nécessite un clic explicite de votre part.

Comment récupérer mes données avant de supprimer mon compte ? Exportez vos prospects depuis la page Prospects (CSV ou Excel) avant de procéder à la suppression de votre compte (voir §11).

Une question non couverte ici ? Contactez [email protected].

Guide utilisateur ALEX / MyAgentIA. Pour toute question juridique (RGPD, CGU/CGV, données personnelles), consultez les documents disponibles sur alex.myagentia-corp.com/legal.